Per quanto tempo è obbligatorio conservare il verbale di assemblea condominiale?

Conservare il verbale di assemblea condominiale è obbligatorio? Per quanto tempo deve essere conservato? Chi se ne deve occupare? Quali sono i rischi in caso di inadempienza? In questo articolo, un nostro esperto amministratore di condominio a Roma che lavora da moltissimo tempo in questo settore e collabora da altrettanto tempo col nostro studio, vi chiarirà ogni dubbio in merito alla conservazione dei verbali condominiali.

Cosa è un verbale di riunione condominiale

Il verbale di assemblea di condominio è un documento nel quale vengono riportate, in modo riassuntivo, le attività che l’assemblea stessa ha posto in essere e le attività giuridicamente rilevanti.

Il contenuto minimo di questo importante documento deve prevedere:

• Riferimenti in merito alla data, all’ora e al luogo in cui si tiene la riunione
• Numero e nome dei presenti alla convocazione, con indicazione della modalità di convocazione stessa e accertamento del raggiungimento del quorum costitutivo necessario alla sua validità
• Menzione del presidente di assemblea e del segretario che si occuperà della verbalizzazione
• Descrizione delle attività e degli interventi dei condòmini
• Trascrizione precisa delle delibere e dei risultati delle votazioni (favorevoli, contrari, astenuti)
• Ora di inizio e fine dell’assemblea

Chi si occupa della conservazione dei verbali delle riunioni condominiali

Per legge, i verbali delle assemblee condominiali sono gestiti dall’amministratore, il quale sarà tenuto a conservarli nell’apposito registro. L’amministratore ha l’obbligo, inoltre, di consentirne la consultazione a tutti i condòmini che ne avanzino richiesta.

Nel caso in cui non sia presente un amministratore, questo compito è affidato al “facente funzione“, una figura introdotta con la legge n. 220 del 2012. In questo caso, la legge non prevede che sia obbligato alla conservazione, ma è assolutamente consigliato, in modo che la figura assimilata temporaneamente all’amministratore possa svolgere il suo lavoro nel modo più corretto possibile.

Se, invece, non dovesse essere presente nemmeno tale figura sostitutiva, saranno i condòmini stessi a provvedere alla conservazione dei verbali di assemblea, così come anche al rendiconto, ove esso sia stato approvato.

L’amministratore o il suo facente funzione, dovranno conservare il verbale di condominio per tutta la durata del loro mandato e dovranno consegnarlo al nuovo eletto o, comunque, al momento della cessazione del loro incarico.

Se l’amministratore non consegna il registro dei verbali, verrà applicata una revoca giudiziale ed una richiesta risarcitoria.

Verbale riunione di condominio: per quanto tempo deve essere conservato

Come abbiamo accennato poco sopra, l’obbligo di conservazione del verbale di condominio da parte di un amministratore dura quanto il suo mandato, così come anche per il “facente funzione”.

Poniamo il caso che un amministratore abbia da più di vent’anni la gestione di un condominio. Nel 1990, l’assemblea condominiale ha approvato il rendiconto per l’anno precedente, il preventivo per quello in corso e l’incarico dell’amministratore.
È necessario conservare questi documenti per sempre? L’art.1139 n. 7 c.c. stabilisce che il registro dei verbali va conservato in modo perpetuo.

Ma cosa succede ai verbali scritti prima della approvazione di tale norma e non redatti nei registri?
Non è prevista sanzione in questo caso, perché questa si applica in tutti i casi successivi all’introduzione della norma stessa.